ISSN 2228-1932

eFormular pakub uusi võimalusi

Getter Kallasmaa, Kristjan Adojaan, 5D Vision OÜ

eFormular on elektrooniline vahend, mis võimaldab kerge vaevaga, ilma programmeerimisoskusteta, koostada elektroonilisi ankeete (formulare) ning nende abil Interneti kaudu küsitlusi läbi viia ja andmeid koguda. eFormulari küsitluskeskkond on Internetis aadressil www.eformular.com tegutsenud 2000. aasta algusest. 2010. aasta suvest on see kättesaadav ka kodumaisel www.eformular.ee aadressil.

Nende aastate jooksul on eFormulari kasutajaks registreerunud tuhandeid inimesi, kes on oma kümnetele tuhandetele küsimustele kogunud sadu tuhandeid vastuseid. eFormulari kasutavad ettevõtted, haridusasutused, riigiasutused jne. Küsitluskeskkond võimaldab koostada uurimustöid, küsitlusi, teste, eksameid, registreerumisvorme, rahulolu-uuringuid, tagasisidevorme, personaliuuringuid, avalduste vorme jne.

Tartu Ülikooli pere on üks suuremaid eFormulari kasutajaid. Aktiivseid kasutajaid on pidevalt ligikaudu 400, igal aastal kogutakse 50…100 tuhat täidetud vormi. eFormulari kasutavad nii põhi- kui kraadiõppe tudengid. Samuti kasutatakse seda vahendit tõsisemaks teadustöös õppejõudude ja teadustöötajate poolt ning administratiivsetel eesmärkidel. Tartu Ülikooli liikmed ei pea ise eFormulari kasutamisel vastuste eest tasuma. Vastavalt lepingule tasub Tartu Ülikool oma liikmete eest. Selle võimaluse kasutamiseks tuleb registreerumisandmetes (lehel www.eformular.com/registreeri.php3) kasutada Tartu Ülikooli ut.ee lõpuga e-postiaadressi ning sisestada korrektselt organisatsiooni nimi (Tartu Ülikool ning oma struktuuriüksus). Pärast registreerumist saadetakse kasutajale e-kiri, milles olevale viitele klõpsates saab oma kasutajakonto aktiveerida. Kui eFormulari tavavõimalused mõne spetsiifilisema uuringu vajadusi ei rahulda võib arendussoovidest ja muudest eFormulari võimalusi puudutavatest mõtetest kirjutada aadressile eformular@eformular.com. Paljud sellistest mõtetest võrsunud eriarendused on leidnud kasutamist ka teiste Tartu Ülikooli inimeste poolt.

Uuendused

eFormulari võimalused on pidevalt uuenemas ning täienemas. Järgnevalt natuke lähemalt küsitluskeskkonna uutest võimalustest ja funktsioonidest.

Küsimuste sisestamine

Uus kasutajaliides Alustades uue küsitluse loomist jääb vanadele kasutajatele kindlasti silma uus küsimuste kirjeldamise lehe kasutajaliides, mis on vana lahendusega võrreldes mugavam ja lihtsam (vt Joonis 1.) Küsimused on üksteisest paremini eristuvad ning küsimuste järjekorra muutmine on varasemaga võrreldes oluliselt lihtsam ning kiirem.

Joonis 1. Uus küsimuste sisestamise kasutajaliides

Küsimusi saab vaadata mitmel viisil, nähtavad võivad olla ainult küsimuste tekstid, kõikide küsimuste sisud või näiteks ainult mõne küsimuse sisu. Lisaks on varasemast mugavam pikkade küsimuste ja kommentaaride kirjutamine. Varem nägi korraga vaid ühte rida, nüüd kogu teksti. Küsimuste järjekorra muutmise lihtsus seisneb selles, et küsimusi saab soovitavasse kohta lohistada. Ka küsimuste lisamine on lihtsam – neid saab nüüd lisada 5, 10, või 25 kaupa, mitte 4 kaupa nagu varem.

Leheküljed
Küsimustiku küsimused on võimalik jagada mitmele leheküljele. Selle jaoks on olemas küsimuse tüüp “lehevahe”, mis tuleb lisada nende küsimuste vahele, kus lehevahetust soovite. See on kasulik ning vajalik just pikemate küsimustike puhul. Mitmelehelise küsimustiku toimetamine toimub küll ühel lehel koos ent vastajale näidatakse küsimusi eraldi lehekülgedena.

Ahelformular
Väga pikkade küsitluste korral on mõistlik jagada need ära mitme eFormulari vahel, määrates, et pärast ühe formulari vastamist suunatakse vastanu kohe järgmisele. Suunamise saab määrata formulari lehel üldandmed täites ära välja suuna pärast vastamist. Sellesse välja tuleb sisestada järgmise formulari nimi (NB! mitte aadress vaid formulari nimi ilma html laiendita). Niiviisi koostatud ahelatele vastamisel luuakse iga osa kohta küll eraldi andmefailid, ent küsitleja saab need hiljem oma andmetöötlusprogrammis ühendada. Oluline on meeles pidada, et ühendamiseks peab kõigi ahelasse kuuluvate vastajate ring olema piiratud määratud või mitteanonüümsete vastajatega (vt allpool). Anonüümsete vastajate puhul ei ole võimalik andmeid ühendada. Ahelformulari väljasaatmisel tuleb vastamiskutse saata välja eFormulari keskkonnast saada klõpsates. Vaja on saata vaid ahela esimese formulari kutse. Sama seadistusvälja suuna pärast vastamist saab kasutada ka üksikute formularide puhul sisestades sinna veebiaadressi, kuhu kasutaja suunatakse pärast vastamist. Sellisel juhul tuleb sisestada täisaadress, näiteks http://www.ut.ee.

Meedia lisamine
Lisaks tekstile saab iga küsimuse sisusse lisada pildi või muu meedia. Pilte saab laadida üles otse eFormulari keskkonda. Iga küsimuse teksti lahtri kõrval on kaamera ikoon, millele klõpsates suunatakse vastava küsimuse kujundamise lehele. Seal, lehe allosas saab pildi üles laadida. Selleks tuleb klõpsata nupul Choose file, Vali fail vms (nupu tekst sõltub veebilehitsejast ja arvuti keelest). Soovitav on kasutada jpeg, gif või png vormingus pilte. Väga suured pildid kahandatakse automaatselt eFormulari keskkonda sobivaks. Muu meedia (Youtube video vms) saab lisada html-koodina, kopeerides YouTube lehelt vastava embed-koodi otse küsimuse teksti sisse. Täpsema õpetuse video lisamiseks leiab YouTube abiinfost. See võimalus on kasulik, kui on näiteks tarvis küsimust illustreerida või küsimus esitataksegi pildil oleva objekti kohta.

Küsimuste tüübid

eFormulari küsitluskeskkonda on lisandunud võimalusi seoses küsimuste tüüpidega.

Isikukood
Täiesti uueks küsimusetüübiks on “isikukood”, mille puhul kontrollitakse, kas vastaja on sisestanud korrektse Eesti isikukoodi. Isikukoodi välja võib tarvis minna registreerumisvormide ning avalduste puhul. See küsimuse tüüp lisandub valikusse pärast lehel “lisavõimalused” isikukoodi küsimise lubamist.

Mitmikvalik märkeruutudega
Märkeruudu tüüpi küsimustel sai varem kasutada vaid ühte vastusevarianti, nüüd on ka mitme vastusevariandi valimise võimalus, kusjuures kasutaja saab määrata, mitu vastusevarianti vastaja peab valima, et küsimus loetakse vastatuks. Näiteks, kui on vaja, et vastaja valiks kolm enda jaoks olulisimat tegurit, saab kasutaja määrata, et vastus loetakse korrektseks ainult siis, kui on valitud täpselt kolm vastusevarianti. Samuti saab lubada näiteks 2 kuni 5 linnutatavat märkeruutu (vt Joonis 2).

Joonis 2. a) Märkeruutudega mitmikvalik-küsimuse sisestamine; b) sama küsimus eelvaatena; c) veateade, mis kuvatakse, kui kasutaja püüab linnutada vähem või rohkem märkeruute, kui küsija on ette näinud

Printimine
Kui küsitlus on valmis, saab välja printida tühja vormi ning jagada seda täitmiseks ka neile, kes Internetti aktiivselt ei kasuta. Selleks tuleb lehel Minu eFormularid klõpsata viitele prindi, seejärel genereeritakse pdf-vormingus fail, kus küsitlus on muudetud väljaprintimiseks sobivaks. Mõningatel juhtudel on tarvis mõne vastaja täidetud formular välja printida. Ka see võimalus on nüüd olemas. Selle jaoks on andmetablis iga andmerea ees pdf-ikoon, millel klõpsates avaneb täidetud vorm.

Küsitluse läbiviimine

Mitmeid võimalusi saab aktiveerida lehel lisavõimalused linnutades vastava märkeruudu (vt Joonis 3). Lisavõimaluste alt juhitavateks funktsioonideks on aktiivsusperiood, ajalimiit, vastajate anonüümsus, ühekordne vastamine, vastajale e-kirja saatmine ja vastuste parandamine.

Aktiivsusperiood
Elektroonilisele küsitlusele saab määrata aktiivsusperioodi, mille jooksul on küsitlus vastamiseks avatud. See on vajalik näiteks registreerumiste puhul, kui on oluline, millal registreerumine algab ja/või lõpeb. Kuupäeva saab valida hüpikaknast, kellaaeg tuleb sisestada kujul tt:mm (tunnid:minutid). Kellaaja võib jätta sisestamata.

Vastajate ringi piiritlemine
eFormulari kasutajal on võimalik valida, kas konkreetsele küsimustikule vastajad on anonüümsed, määratud või mitteanonüümsed. Mitteanonüümsed vastajad on hiljem e-postiaadressi järgi andmefailis identifitseeritavad. Määratud vastajad pole küll identifitseeritavad, ent selle võimaluse kasutamine tagab, et vastata saavad vaid kindlad vastajad koodi alusel, mitte suvalised isikud. Anonüümsed vastajad on kõik need, kes vastavad eFormularile tavalisel aadressil www.eformular.com/kasutajatunnus/formularinimi.html Määratud ja mitteanonüümsetele vastajatele tuleb vastamiskutse välja saata eFormulari keskkonnast:

  • lehel Minu eFormularidvastava formulari juures tuleb klõpsata saada,
  • sisestada üks või mitu komaga eraldatud e-postiaadressi lahtrisse aadressid,
  • täiendada soovi korral saatekirja (NB! ei tohi muuta programmi poolt ettevalmistatud aadressi http://www.eformular.com/kasutajatunnus/formularinimi.html), klõpsata saadan.

Määratud ja mitteanonüümsed vastajad saavad e-kirja, kus on aadressile automaatselt lisatud unikaalne kood. Need formularid, mis on mõeldud piiratud vastajaskonnale ei ole kõigile avatud. Mittekutsutud vastajad, kellel pole koodi, saavad sellise formulari avamisel veateate.

Korduv vastamine
Küsitleja saab määrata, et iga vastaja saaks vastata vaid ühe korra. Seda saab juhtida lehel lisavõimalused. Ühekordsed vastajad peavad olema määratud või mitteanonüümsed, anonüümsete vastajate puhul seda võimalust kasutada ei saa.

Vastamise ajapiirang
Testide ja kontrolltööde läbiviijate jaoks on kindlasti oluline funktsioon, mis võimaldab vastajal küsitlust täita määratud ajalimiidi jooksul. Vastaja näeb jooksvalt järelejäänud aega ning ajalimiidi lõppedes postitatakse vastused automaatselt.

Joonis 3. Lisavõimaluste haldamise lehekülg

Meeldetuletused
eFormulari kaudu saab saata ka meeldetuletused mittevastanud adressaatidele. Tegemist on äärmiselt kasuliku funktsiooniga, kuna tihtipeale mõtlevad vastajad pärast küsimustiku saamist, et vastavad hiljem, kuid see ununeb ning siis on hea, kui on võimalus mittevastanutele meeldetuletused saata. Meeldetuletusi saab saata klõpsates lehel Minu eFormularid viitel saada ning seejärel liikudes meeldetuletuse leheküljele. Anonüümsete vastajatega eFormularidel saadetakse meeldetuletus kõigile esialgsetele adressaatidele, sõltumata sellest, kas nad on juba vastanud või ei. Valikuliselt saab saata meeldetuletuse ainult mittevastanutele või ahelformulari vastamise pooleli jätnutele vaid siis, kui vastajate ring on piiratud määratud või mitteanonüümsete vastajatega. Meeldetuletuse lehele leitakse andmebaasist automaatselt nii seni vastamata kui ka poolelijätnute aadressid.

Täidetud vormi saatmine vastajale
Lehel “lisavõimalused saab seadistada, et vastajale saadetakse pärast vastuste postitamist e-kiri, mis sisaldab tema vastuseid. See võimalus eeldab, et vormile on lisatud vastav uut tüüpi väli vastaja e-post. Seda välja saab formularil kasutada pärast lisavõimaluste all funktsiooni vastajale e-kiri linnutamist. See on kasulik näiteks registreerumisvormide puhul, kus registreerumise kinnitusena saadetakse vormi täitjale koopia.

Kogutud andmed

Arendatud on ka andmete vaatamisega ning kasutamisega seotud võimalusi.Vastuste parandamine
eFormulari küsitluskeskkond võimaldab nii vastajal kui ka küsitlejal tagantjärgi vastuseid muuta, kui see peaks vajalikuks osutuma. Näiteks võib seda vaja minna, kui registreerumisandmetes on avastatud näpuviga. Kui lehel lisavõimalused on lubatud vastajale e-kiri ja vastaja muutmisvõimalus, saab vastaja pärast vastuste postitamist e-kirja enda vastustega ning viitega, millele klõpsates on võimalik vastuseid muuta. Andmetabelisse jäävad nii muudetud kui ka uued vastused. Muudetud vastused saavad staatuseks muudetud, uute vastuste staatuseks on kehtiv. Küsija muutmisvõimaluse sisselülitamise korral saab küsija andmetabelis vastava andmerea ID-numbril klõpsates vastuseid muuta. Vastuste staatus muutub samamoodi.

Statistika
Valik- ja numbriliste vastustega küsimuste vastustest genereerib eFormulari keskkond automaatselt sektordiagrammid ning sagedustabelid, mis kuvatakse, kui lehel Kogutud andmed klõpsata statistika. Diagramme saab kopeerida ka mujale (näiteks esitlusse või tekstitöötlusprogrammi). Selleks tuleb teha diagrammil parem hiireklõps ja valida Copy või “Copy Image” vm.

Andmetabel
Andmetabelit saab vastuste järgi filtreerida nagu varemgi. Ent nüüd saab pärast filtri määramist näha vastavat statistikat ja graafikuid valitud andmete kohta. Näiteks, kui on valikvastusega küsimus vastaja soo kohta, saab välja filtreerida naiste vastused ning näha vastavate andmete kohta statistikat. Selleks tuleb pärast filtri määramist klõpsata statistika ikoonil. Niiviisi saab visuaalselt võrrelda ka erinevaid gruppe, kui avada uus veebilehitseja aken või leht, andmetabelis kehtestada muu filtreering ning avada taas statistika.

Jagamine
Vahel on küsitluse andmeid tarvis näha rohkem kui ühel isikul. Selle jaoks on võimalus jagada andmetabelit ka teiste eFormulari kasutajatega. Andmetabelit saab jagada lehel Kogutud andmed klõpsates viitel jagan teistele. Avaneval lehel tuleb sisestada teiste isikute eFormulari kasutajatunnused (NB! mitte e-postiaadressid). Kasutajad, kellele andmetabel on jagatud, näevad seda liikudes oma lehelt Kogutud andmed edasi lehele teiste jagatud. Erivõimalusena saab ühe formulariga kogutud andmeid jagada ka erinevatele eFormulari kasutajatele dünaamiliselt, vastavalt mõne täidetud välja sisule.

Kokkuvõte

eFormular on vajaliku vahendina täitnud paljude Tartu Ülikooli liikmete vajadusi enam kui kümne aasta jooksul. Siinkohal täname meeldiva koostöö eest ja kinnitame, et soovime seda jätkata pikaajaliselt. Ühtlasi julgustame esitama mõtteid eFormulari täiendamiseks ja arendamiseks ning oleme hea meelega valmis kasutajaile vajadusel abi osutama. Võtke meiega ühendust e-posti teel (eformular@eformular.com) või telefonitsi 730 1040.

You may also like...